WEG-Verwalter/in (M, W, D) in Teilzeit

BEVEO Immobilien GmbH steht für Kompetenz im gesamten Spektrum der Immobilienverwaltung: Asset Management, Property Management, WEG-Verwaltung und Facility Management. Betreut werden gewerbliche, gemischt genutzte und Wohnimmobilien durch ein komplettes Team aus Fachleuten. Klare Kompetenzen und Zuständigkeit zusammen mit Teamwork sowie Fort- und Weiterbildungen gewährleisten mit moderner Ausstattung und EDV einen optimalen Service für alle Mieter und Eigentümer aus einer Hand.

Vom Firmensitz in Dieburg aus werden alle kaufmännischen Angelegenheiten bearbeitet, während das Facility-Team die Standorte Dieburg, Darmstadt und Nieder-Roden direkt vor Ort und zeitnah durch Hausmeisterdienste, Technikbetreuung, Sprinklerdienste und Instandhaltungen die komplexen Liegenschaften bewirtschaften.

Wir suchen zur Verstärkung unseres Teams, für unseren Firmensitz in Dieburg (bei Darmstadt) eine engagierte und verantwortungsbewusste Persönlichkeit für die eigenverantwortliche Verwaltung von Wohnungseigentümergemeinschaften (WEG). Wenn Sie strukturiert arbeiten, Freude am Umgang mit Menschen haben und sich in einem kollegialen Umfeld weiterentwickeln möchten, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.

Ihre Aufgaben:

Kaufmännische und rechtliche Verwaltung

• Eigenverantwortliche Betreuung eines festen Bestands an Wohnungseigentümergemeinschaften gemäß den Vorschriften des WEG
• Erstellung und laufende Überwachung von Wirtschaftsplänen, Sonderumlagen und Rücklagenentwicklungen
• Erstellung, Prüfung und Versand der jährlichen Hausgeldabrechnungen
• Überwachung der Zahlungseingänge, Durchführung des Mahnwesens bei Rückständen
• Verwaltung von Dienstleistungs- und Versorgungsverträgen sowie Versicherungen (z. B. Hausversicherungen, Wartungsverträge)
• Prüfung und Regulierung von Versicherungsschäden inkl. Kommunikation mit Versicherern und Sachverständigen
• Vorbereitung und Begleitung gerichtlicher oder außergerichtlicher Vorgänge bei Streitigkeiten innerhalb der WEG (z. B. Anfechtungsklagen, Hausgeldrückstände)

Organisation und Durchführung von Eigentümerversammlungen

• Terminkoordination, fristgerechte Einladung sowie Erstellung der Tagesordnung
• Erstellung und Aufbereitung aller für die Versammlung relevanten Unterlagen und Unterlagenversand
• Leitung und Moderation der Eigentümerversammlung, inklusive Erläuterung von Tagesordnungspunkten, rechtlicher Rahmenbedingungen und technischer Maßnahmen
• Protokollführung, Auswertung und Umsetzung der gefassten Beschlüsse
• Enge Zusammenarbeit mit Verwaltungsbeiräten, inkl. regelmäßiger Abstimmungen

Technische Objektbetreuung

• Organisation, Ausschreibung, Vergabe und Überwachung von Instandhaltungs-, Modernisierungs- und Sanierungsmaßnahmen
• Zusammenarbeit mit Architekten, Fachplanern, Sachverständigen und externen Dienstleistern
• Regelmäßige Objektbegehungen
• Kontrolle von Dienstleistungsqualität (z. B. Hausmeister, Reinigung, Gartenpflege)
• Begleitung von Gewährleistungsverfahren und Abnahmen bei Baumaßnahmen

Kommunikation und Schnittstellenmanagement

• Ansprechpartner/in für Eigentümer, Beiräte, externe Dienstleister und Behörden
• Sicherstellung eines transparenten und kundenorientierten Informationsflusses
• Bearbeitung von Anfragen, Beschwerden

Dokumenten- und Datenmanagement

• Pflege und Aktualisierung von Stammdaten, Beschlusssammlungen und Eigentümerlisten
• Sicherstellung der rechtskonformen Dokumentation aller Verwaltungsaktivitäten
• Digitalisierung und Ablage von relevanten Dokumenten in der Verwaltungssoftware